Die Bedeutung von Belegen in der Buchhaltung: Ein umfassender Leitfaden

Belege sind ein unverzichtbarer Bestandteil der Buchhaltung für Selbstständige und Unternehmen. Sie dienen als Nachweis für sämtliche Geschäftsvorfälle und bilden die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung. In diesem ausführlichen Leitfaden werden wir die Bedeutung von Belegen erläutern, verschiedene Belegarten vorstellen und wichtige Aspekte rund um das Thema Belegbuchhaltung beleuchten.

Was sind Belege und warum sind sie wichtig?

Belege sind Dokumente, die einen Geschäftsvorfall dokumentieren und als Nachweis dienen. Gemäß dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) ist für jede Buchung ein entsprechender Buchungsbeleg erforderlich. Diese Belege ermöglichen es, Geschäftsvorfälle bei einer Betriebsprüfung nachzuvollziehen und sind somit unverzichtbar für eine ordnungsgemäße Buchführung. Beispiele für Belege sind Rechnungen, Bewirtungsbelege, Quittungen und Kassenbons.

Welche Arten von Belegarten gibt es?

Beim Thema Belegarten unterscheiden wir zwischen internen und externen Belegen. Interne Belege werden vom Unternehmen selbst ausgestellt, während externe Belege von externen Parteien wie Kunden oder Lieferanten stammen. Interne Belege umfassen Ausgangsrechnungen, Quittungsdurchschriften und weitere, während externe Belege Eingangsrechnungen, Gutschriften und andere umfassen.

Wichtige Aspekte der Belegbuchhaltung

Die Buchhaltung hat sich digitalisiert, unterliegt jedoch nach wie vor strengen Regeln. Seit 2015 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für die elektronische Buchführung. Auch für digitale Belege gelten somit bestimmte Kriterien, die erfüllt werden müssen.

Eine Möglichkeit, digitale Belege ordnungsgemäß zu archivieren, bietet die Cloudspeicherung. Mit einer Buchhaltungssoftware wie invoixy werden Belege sicher in einem Cloudspeicher abgelegt, was den Zugriff von verschiedenen Geräten und Standorten aus ermöglicht.

Pflichtangaben und Aufbau von Belegen

Belege wie Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, um als Nachweis für Geschäftsvorfälle anerkannt zu werden. Dazu gehören das Belegdatum, die Belegnummer, der Name des Ausstellers und des Empfängers sowie weitere Angaben, die je nach Belegart variieren.

Digitale Buchhaltung: Belege ordnungsgemäß einscannen und archivieren

Die Digitalisierung hat die Buchhaltung vereinfacht, erfordert aber auch die ordnungsgemäße Archivierung von digitalen Belegen. Die Einhaltung der GoBD ist dabei von großer Bedeutung. Eine Buchhaltungssoftware wie invoixy kann dabei helfen, Belege ordnungsgemäß zu scannen, zu erfassen und zu archivieren.

Kategorisierung von Belegen

Das Kategorisieren von Belegen ist ein wichtiger Schritt in der Buchhaltung, um eine geordnete und strukturierte Erfassung der Geschäftsvorfälle zu gewährleisten. Durch die richtige Kategorisierung können Belege schnell wiedergefunden und entsprechenden Konten zugeordnet werden. Hier sind einige Beispiele für Kategorien von Belegen:

1. Eingangsrechnungen: Dies sind Rechnungen, die dein Unternehmen erhält, beispielsweise für Einkäufe von Waren oder Dienstleistungen.
2. Ausgangsrechnungen: Hierbei handelt es sich um Rechnungen, die dein Unternehmen ausstellt, zum Beispiel für erbrachte Dienstleistungen oder den Verkauf von Produkten.
3. Quittungen: Quittungen werden oft für Barzahlungen ausgestellt und dienen als Nachweis für getätigte Ausgaben, beispielsweise für Büromaterialien oder Reisekosten.
4. Kassenbons: Diese Belege dokumentieren in der Regel kleine Barzahlungen oder Einkäufe und können für Ausgaben wie Verpflegung oder kleinere Büromaterialien gelten.
5. Bankbelege: Hierzu gehören Kontoauszüge, Überweisungsbelege und andere Dokumente, die Transaktionen auf Bankkonten dokumentieren.
6. Verträge und Vereinbarungen: Diese umfassen Verträge mit Lieferanten, Kunden oder Dienstleistern, die wichtige Geschäftsvereinbarungen festhalten.
7. Bewirtungsbelege: Belege für Geschäftsessen oder andere bewirtete Veranstaltungen können steuerlich relevant sein und sollten entsprechend kategorisiert werden.
8. Fahrtkosten: Belege für Fahrtkosten wie Tankquittungen, Rechnungen von Taxiunternehmen oder öffentlichen Verkehrsmitteln sollten getrennt erfasst werden.

Durch die gezielte Kategorisierung und Trennung der verschiedenen Belegarten wird die Buchhaltung übersichtlicher und die Auswertung von Geschäftsvorfällen sowie die Erstellung von Berichten erleichtert.

Aufbewahrungsfristen von Belegen

Belege müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ordnungsgemäß archiviert werden. In der Regel beträgt diese Frist 7 Jahre, kann jedoch je nach Art des Geschäftsvorfalls variieren. Es ist von entscheidender Bedeutung, die spezifischen Aufbewahrungsfristen zu kennen und einzuhalten, um potenzielle Schwierigkeiten bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Fazit

Belege spielen eine essenzielle Rolle für eine korrekte Buchführung und dienen als Beleg für Geschäftstransaktionen. Obwohl die Digitalisierung der Buchhaltung viele Abläufe vereinfacht hat, ist es dennoch unerlässlich, die gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Professionelle Buchhaltungssoftware wie invoixy kann dabei unterstützen, Belege effizient zu verwalten und Zeit zu sparen.