Belege sind von unschätzbarem Wert für die Buchhaltung von Selbstständigen und Unternehmen. Sie fungieren als Nachweis für sämtliche Geschäftsvorfälle und bilden das Rückgrat einer ordnungsgemäßen Buchführung. In diesem ausführlichen Leitfaden werden wir die Bedeutung von Belegen erläutern, verschiedene Belegarten vorstellen und wichtige Aspekte rund um das Thema Belegbuchhaltung beleuchten.
Inhaltsverzeichnis
Was sind Belege und warum sind sie wichtig?
Belege fungieren als Dokumentation für Geschäftsvorfälle und sind somit von entscheidender Bedeutung. Gemäß dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) ist für jede Buchung ein entsprechender Buchungsbeleg erforderlich. Diese Belege ermöglichen es, Geschäftsvorfälle bei einer Betriebsprüfung nachzuvollziehen und sind somit unverzichtbar für eine ordnungsgemäße Buchführung. Beispiele für Belege sind Rechnungen, Bewirtungsbelege, Quittungen und Kassenbons.
Welche Arten von Belege gibt es?
Beim Thema Belegarten unterscheiden wir zwischen internen und externen Belegen. Interne Belege werden vom Unternehmen selbst ausgestellt, während externe Belege von externen Parteien wie Kunden oder Lieferanten stammen. Interne Belege umfassen Ausgangsrechnungen, Quittungsdurchschriften und weitere, während externe Belege Eingangsrechnungen, Gutschriften und andere umfassen.
Wichtige Aspekte der Belegbuchhaltung
Die Buchführung hat sich im Zuge der Digitalisierung weiterentwickelt, doch nach wie vor bestehen strenge Regulierungen. Seit 2015 sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) für die elektronische Buchführung in Kraft. Diese gelten auch für digitale Belege und erfordern die Einhaltung bestimmter Kriterien.
Eine effektive Methode zur ordnungsgemäßen Archivierung digitaler Belege bietet die Nutzung von Cloudspeichern. Mit Buchhaltungssoftware wie invoixy können Belege sicher in der Cloud abgelegt werden, was den Zugriff von verschiedenen Geräten und Standorten aus ermöglicht.
Welche Pflichtangaben gibt es in Belegen
Damit Belege wie Rechnungen als rechtsgültiger Nachweis für Geschäftsvorfälle anerkannt werden können, müssen sie bestimmte obligatorische Informationen enthalten. Dazu zählen das Datum des Belegs, die eindeutige Belegnummer sowie die Angabe des Ausstellers und des Empfängers.
Belege ordnungsgemäß einscannen und archivieren
Die Automatisierung der Buchhaltung hat viele Prozesse rationalisiert, erfordert jedoch auch eine korrekte Archivierung digitaler Belege. Die Einhaltung der GoBD ist hierbei entscheidend. Eine Buchhaltungssoftware wie invoixy kann dabei unterstützen, Belege korrekt zu digitalisieren, zu erfassen und zu archivieren.
Kategorisierung von Belegen
Eine geordnete und strukturierte Erfassung der Geschäftsvorfälle wird durch das Kategorisieren von Belegen erleichtert, was einen wichtigen Schritt in der Buchhaltung darstellt. Durch die passende Zuordnung zu verschiedenen Kategorien können Belege schnell wiedergefunden und den entsprechenden Konten zugeordnet werden. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Belegkategorien:
- Eingangsrechnungen: Dies sind Rechnungen, die dein Unternehmen erhält, beispielsweise für Einkäufe von Waren oder Dienstleistungen.
- Ausgangsrechnungen: Hierbei handelt es sich um Rechnungen, die dein Unternehmen ausstellt, zum Beispiel für erbrachte Dienstleistungen oder den Verkauf von Produkten.
- Quittungen: Quittungen werden oft für Barzahlungen ausgestellt und dienen als Nachweis für getätigte Ausgaben, beispielsweise für Büromaterialien oder Reisekosten.
- Kassenbons: Diese Belege dokumentieren in der Regel kleine Barzahlungen oder Einkäufe und können für Ausgaben wie Verpflegung oder kleinere Büromaterialien gelten.
- Bankbelege: Hierzu gehören Kontoauszüge, Überweisungsbelege und andere Dokumente, die Transaktionen auf Bankkonten dokumentieren.
- Verträge und Vereinbarungen: Diese umfassen Verträge mit Lieferanten, Kunden oder Dienstleistern, die wichtige Geschäftsvereinbarungen festhalten.
- Bewirtungsbelege: Belege für Geschäftsessen oder andere bewirtete Veranstaltungen können steuerlich relevant sein und sollten entsprechend kategorisiert werden.
- Fahrtkosten: Belege für Fahrtkosten wie Tankquittungen, Rechnungen von Taxiunternehmen oder öffentlichen Verkehrsmitteln sollten getrennt erfasst werden.
Durch die gezielte Kategorisierung und Trennung der verschiedenen Belegarten wird die Buchhaltung übersichtlicher und die Auswertung von Geschäftsvorfällen sowie die Erstellung von Berichten erleichtert.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es bei Belegen?
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Belege müssen strikt eingehalten werden. Normalerweise beträgt diese Frist 7 Jahre, jedoch kann sie je nach Art des Geschäftsvorfalls variieren. Es ist von großer Wichtigkeit, die genauen Aufbewahrungsfristen zu kennen und zu beachten, um mögliche Probleme während einer Betriebsprüfung zu vermeiden.
Fazit
Belege sind unverzichtbar für eine präzise Buchführung und dienen als Dokumentation für Geschäftstransaktionen. Obwohl die Digitalisierung viele Prozesse in der Buchhaltung vereinfacht hat, ist es dennoch unerlässlich, die gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Professionelle Buchhaltungssoftware wie invoixy kann dabei helfen, Belege effizient zu verwalten und Zeit zu sparen.
Teste invoixy.de – Dein Tool für Angebote, Rechnungen und Buchhaltung.
Für Selbstständige, Kleinunternehmer und Gründer in Deutschland und Österreich